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While the seven leaders at the economic summit
discussed trade and
third world debt last month in Toronto,
Department of
Communications staff managed the airwaves for
delegations,
security personnel and reporters.
Our summit team from the Toronto District
Office, Ontario
Region Government Telecommunications,
and the Acton
Monitoring Station lent their expertise and equipment to
manage
communications for the event.
Mike Power, Toronto District
Director, worked with Summit
organizers for over a year to plan for the three-day
event. A large part
of his work was monitoring
and allocating the radio spectrum.
"To
allocate extra spectrum in a busy area such as Toronto is a task that requires
careful planning,"
he says. "The security measures are rigid and
frequency allocations must be free of interference."
Toronto is the most
crowded area in Canada in terms of radio spectrum, he
points out.
Equipment from the Acton Monitoring stations was used to "get a fix" on the
frequency patterns
in downtown Toronto to determine how best to
accommodate the
requirements of the delegations.
Special
arrangements were
made with regular users of the spectrum, such as courier
companies and
paging systems, to
free some bands for summit use. In all, about 400
frequencies were examined and 200 were
cleared for the event, Power says.
District
office staff monitored
the frequencies around the clock during the summit to ensure that no
interference was
encountered. Generally, the frequencies
remained clear with
only a few disruptions. "At one point one of our
frequencies was
interfered with by a garbage collection
company from western New York state. Another
time a Toronto
courier company ended up on one of our security channels."
Foreign
delegations used
their own communications equipment at the summit.
The Department's
role was to ensure
that it was compatible with the frequencies selected.
Power says a great
deal of preparation time was spent contacting all
the radio equipment
suppliers in the
Toronto area and compiling an inventory of available
equipment in the case of a break down.
The
careful planning paid off, Power notes, when the
entire communication
system for the Italian delegation had to
be replaced because it was incompatible
with selected frequencies.
"Thankfully, we found everything we
needed in a very short time."
The
estimated 2,000 delegates and 3,500 journalists on hand for the summit posed
a particular
challenge to Department of Communications staff.
They all needed to use the phone! Ontario Region Government Telecommunications provided over 1,000 Centrex lines and a 24-hour switchboard to be used by delegates. An additional 1,000 private business lines were supplied for journalists.
Telecommunications people were kept busy preparing
for the installation
of overseas circuits, data lines, electronic
mail, and
teleconferencing systems.
In addition to the Metro Toronto Convention Centre where the Summit meetings took place, over 13 hotels and special purpose
sites as well as Summit Square - a tent for peripheral
Summit activities and entertainment events - required communications
services.
"The planning process was
fascinating and sometimes frustrating,
involving last minute changes in locations of
major facilities,"
says Mike Connolly,
Director Government Telecommunications,
Ontario Region.
"However, John Linde, our telecommunications
analyst, rose to the challenge and did an excellent job co-ordinating the telecommunication activities."
Department of Communications
staff were presented with a plaque by the Summit
Security Task Force
to recognize their
efforts in keeping the communications
links open and running smoothly during the
Economic Summit.
Letter of Commendation |
À Toronto, pendant que les chefs des sept grandes puissances
économiques discutaient de commerce et de la dette des pays du tiers monde, le
personnel du ministère des Communications gérait les ondes hertziennes pour les
délégations, la sécurité et les journalistes.
Les membres de l'équipe préposée au Sommet, recrutée parmi
les employés du bureau de district de Toronto, des Télécommunications
gouvernementales de la région de l'Ontario et de la station de surveillance
Acton, ont réuni leur expertise et leur équipement pour
gérer tous les aspects des communications reliées à ce grand événement.
Pendant plus d'un an, M.
Mike Power,
directeur du district de Toronto, a travaillé en étroite collaboration avec les
organisateurs du Sommet à la préparation de cette activité de trois jours. Il
s'est essentiellement occupé de la surveillance et de l'allocation du spectre
radioélectrique.
"L'allocation d'un spectre additionnel dans une région
occupée comme Toronto exige une planification minutieuse," d'expliquer M.
Power. "Les mesures de sécurité sont rigoureuses et les fréquences allouées ne
doivent pas subir d'interférences." Toronto est la ville du Canada la plus
surchargée sur le plan du spectre radio.
L'équipement des stations de surveillance Acton
a servi à déterminer les modèles de fréquence dans le
centre-ville de Toronto et à trouver la meilleure façon de répondre aux besoins
des délégations.
Des mesures spéciales ont été prises avec les utilisateurs
réguliers du spectre, entre autres les entreprises de messagerie et les
systèmes de téléavertisseurs, afin de libérer certaines bandes qui ont pu ainsi
être mises à la disposition des participants au Sommet. Au total, environ 400
fréquences ont été examinées et 200 libérées pour l'occasion.
Pendant le sommet, le personnel du bureau de district a
exercé une surveillance continue des ondes afin de s'assurer qu'il ne se
produisait aucune interférence. Les fréquences ont été en règle générale
claires à l'exception de quelques petits dérangements. "À un certain moment,
l'une de nos fréquences a été brouillée par une entreprise d'ébouement de
l'ouest de l'État de New York. À un autre moment, une entreprise de messagerie
de Toronto s'est retrouvée sur l'un de nos canaux de sécurité."
Les délégations étrangères ont utilisé leur propre équipement
de communication et le ministère des Communications a dû s'assurer qu'il était
compatible avec les fréquences que nous mettions à leur disposition. Nous avons
également communiqué avec tous les fournisseurs
d'équipement radio de la région de Toronto afin de dresser un
inventaire de l'équipement facilement disponible en cas d'urgence.
Cette précaution n'a pas été vaine, car il a fallu remplacer
le système de communication entier de la délégation italienne qui était
incompatible avec les fréquences que nous leur avions réservées.
"Heureusement, nous avons trouvé tout le matériel nécessaire en très peu de
temps."
Le nombre évalué à 2 000 délégués et à 3 500 journalistes qui
assistaient au Sommet a posé un problème particulier pour le personnel du
ministère des Communications. Ils avaient tous besoin du téléphone! Le service
de télécommunications gouvernementales de la région de l'Ontario a fourni aux
délégués 1 000 lignes Centrex et un standard opérationnel 24 heures sur 24.
Mille autres lignes commerciales privées ont aussi été mises à la disposition
des journalistes.
Le personnel des télécommunications a été fort occupé à
installer les circuits outre-mer, les lignes de transmission de données, les
systèmes de courrier électronique et de téléconférence.
Outre le MetroToronto Convention Centre où se tenait le
Sommet, il a fallu installer des services de communication dans plus de 13
hôtels ainsi qu'aux sites spéciaux et au Carré du Sommet - une tente marquise où
étaient organisées des activités
entourant le Sommet et des rencontres
sociales.
"Le processus de planification a été fascinant quoique frustrant à certaines
heures, nécessitant souvent des
changements de toute dernière minute.
Quoi qu'il en soit,
John
Linde, analyste
en télécommunications,
a relevé le défi avec brio", d'affirmer M. Mike
Connolly,
directeur des Télécommunications gouvernementales dans la région
de l'Ontario.
Le Groupe de travail
sur la sécurité au Sommet a présenté une plaque commémorative au personnel du
ministère des Communications en reconnaissance de leur travail diligent et
compétent grâce auquel chefs d'État, délégués et journalistes ont pu sans
problème communiquer avec l'extérieur pendant le Sommet de Toronto.
Lettre
de remerciement |
