2002

Technology Corner

Rome Wasn't Built in a Day and Neither Was the SITT Gateway
by Aline Chevrier

The Internet has given us the power and the flexibility to access information and services 24 hours a day, 7 days a week, from any location. Finding information on any subject is getting easier all the time. Just type in a word and let the World Wide Web connect you to everything you need to know about, from cutting through interference on your AM/FM radio to gardening organically in your backyard. But what goes on behind the scenes isn't as simple as it may seem. It takes a lot of planning and hard work to ensure that information on the Web is presented logically and is easily accessible to as many users as possible.

Of course, the Spectrum, Information Technologies and Telecommunications (SITT) Sector is no stranger to the Internet and the power of this technology. It already has to its credit a number of world-class Web sites (such as the award- winning SchoolNet Web site) that offer Canadian citizens and businesses access to information needed to succeed in today's knowledge-based economy.

But SITT wanted more. Their goal, as stated by Michael Binder, Assistant Deputy Minister, SITT, was to be "the most user-friendly sector in government. Always on . . . 24 hours a day, 7 days a week." A single gateway to the SITT family of Web sites was a key part of achieving this goal.

With this in mind, the SITT Sector appointed a group of dedicated individuals to work collectively towards the development and delivery of the SITT Gateway. The Gateway would provide enhanced access to integrated, easy-to-find information and services related to the SITT Sector. This was easier said than done. However, under the direction of Michel Scott, Acting Director, Automated Applications, the group rolled up their sleeves and got to work.

As a first step, a feasibility study was conducted to determine how existing information was accessed by clients and to define specific user needs. This was achieved by holding interviews and focus sessions with more than 30 individuals from the private sector and other government departments.

Knowing what needs to be done is only half of the battle. Figuring out how to do it is another matter. The team got to work right away on the nitty-gritty details: planning, brainstorming, negotiating, revising, taking a deep breath and counting to 10, and starting all over again. Fortunately, during Phase 1, the Application Management and Innovation Services team from the Chief Information Office offered their expertise and provided their services for the Gateway, from system design to information architecture to the common look and feel of the site.

The SITT Gateway came to life on April 2, 2002. Its creation was not without its challenges, but the site now stands as an example of what solid team work can accomplish. "Without the full participation of each Branch member and the dedication of the Project Managers, this would not have been possible," says Michel.

The SITT Gateway now offers a consolidated entry point to a wide range of information and services. However, as the saying goes,"The road to success is always under construction." The SITT Gateway Working Group members have already put on their hard hats and started working on Phase 2. They will concentrate on enhancements and interactivity in order to optimize service delivery. This should be very interesting, so stay tuned for further developments.

Lise Lacroix and Alain Coté, co-managers of the project, offer some advice to anyone involved in developing similar projects:

1) Ensure buy-in from management (and make sure this translates into getting the resources you need).

2) Keep the lines of communication open (even conversations with yourself often help).

3) Keep an open mind (all ideas are good ideas).

4) Always repeat requests in your own words to avoid misinterpretations.

5) Listen, listen, listen. It is the key to effective communication.

2002

Le Coin technologique

Rome ne s'est pas faite en un jour... le portail du STIT non plus!
par Aline Chevrier

Internet permet d'accéder à l'information et aux services 24 heures sur 24, sept jours par semaine, peu importe où l'on est. Il est de plus en plus facile de se renseigner sur un sujet. Il suffit de taper un mot et de laisser le World Wide Web vous conduire à n'importe quoi — tout ce qu'il faut savoir pour éviter les interférences sur un poste de radio AM-FM, ou comment jardiner de manière écologique. Mais ce qui se passe en coulisse n'est pas aussi simple. Un gros travail de programmation est nécessaire pour que les renseignements soient présentés logiquement et être ainsi accessibles au plus grand nombre possible d'internautes.

Naturellement, le Secteur du spectre et des technologies de l'information et des télécommunications (STIT) connaît bien Internet et la puissance de cette technologie. À son actif, il a déjà un certain nombre de sites Web de pointe, comme celui de Rescol, qui a été primé, où les Canadiens et leurs entreprises trouvent les renseignements nécessaires pour réussir dans l'économie du savoir d'aujourd'hui.

Cependant, le STIT voulait aller plus loin. Son objectif, comme l'explique le sous-ministre adjoint Michael Binder, STIT, était d'être « le secteur le plus convivial du gouvernement. Toujours présent, 24 heures sur 24, sept jours par semaine. » Pour atteindre cet objectif, il était essentiel de mettre en place un portail vers la famille des sites Web du STIT.

Le STIT a donc confié à un groupe de personnes ayant la tâche commune de créer ce portail et de le mettre en place. Celui-ci devait faciliter l'accès aux renseignements et aux services intégrés liés au secteur du STIT. C'était plus facile à dire qu'à faire. Cependant, sous la direction de Michel Scott, directeur intérimaire, Applications automatisées, chacun a relevé ses manches et s'est mis au travail.

Dans un premier temps, une étude de faisabilité a été réalisée afin de savoir comment les clients accédaient aux renseignements et cerner leurs besoins précis. Il y a donc eu des entrevues et des séances de discussion avec plus d'une trentaine de personnes du secteur privé et d'autres ministères.

Savoir ce qu'il y a à faire, c'est résoudre le problème à moitié seulement. Trouver comment s'y prendre, c'est une autre affaire! L'équipe s'est tout de suite attaquée aux petits détails et s'est lancée dans la planification, les séances de remue-méninges, les négociations, la révision, avant de tout recommencer après avoir respiré à fond et compté jusqu'à dix. Heureusement, pendant la première étape, l'équipe des Services de gestion des applications et des innovations du bureau de l'Agent principal d'information a offert ses compétences et ses services pour aider à créer un portail, de la conception du système à l'architecture de l'information, en passant par l'image générale du site.

Le portail du STIT est née le 2 avril 2002. Sa création ne s'est pas faite sans problèmes. Cependant, le site est la parfaite illustration d'un solide travail d'équipe. « Sans la pleine participation des représentants de chacune des direction générales et le dévouement des gestionnaires de projet, nous n'y serions jamais arrivés », affirme Michel.

Le portail du STIT offre un point d'accès unique à un large éventail de données et de services. Cependant, comme chacun le sait, le succès se bâtit petit à petit. Les membres du groupe de travail du portail du STIT se sont déjà remis au travail pour s'attaquer à la deuxième étape. Ils se concentreront sur les améliorations et sur l'interactivité afin d'optimiser la prestation des services, ce qui promet d'être très intéressant. Alors, restez à l'écoute.

Lise Lacroix et Alain Côté, cogestionnaires du projet, formulent quelques conseils à l'intention des personnes qui participent à la réalisation de projets similaires :

1) Assurez-vous de l'adhésion de la direction (et que cela vous permet d'obtenir les ressources nécessaires).

2) Restez en communication, même si ce n'est qu'avec vous-même, ça aide!

3) Restez ouvert, toutes les idées sont bonnes.

4) Reformulez toujours les demandes en vos propres mots pour éviter les malentendus.

5) Écoutez, écoutez, écoutez. C'est essentiel à une communication efficace.