1993
Ontario Region: Telework Office Opens in Burlington
by Maureen Evans
Penny Taylor, from the Toronto District Office
is shown cutting the ribbon for the opening
of DOC's
new off-site work centre in
Burlington.
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Quite
frankly, the commuting was killing
me. I was spending just over 11 hours a day between work and travel to work, over three hours in commuting
time alone, and it was taking an enormous toll on my life." These sentiments are expressed by
Donna Bentley, a telecommunications analyst with GTA at the
Ontario Region office in Toronto. Fortunately for Bentley, she no longer faces this commuting as she
now reports to work at a remote worksite recently established in
Burlington.
The Ontario Region, in conjunction with
the Canadian
Workplace Automation Research Centre, has set up this off-site work centre in response to the problems associated with
commuting in the metro Toronto area. Known as telework, this concept involves
the substitution of telecommunications for commuting.
Large metropolitan cities
such as Toronto offer exciting
opportunities, but traffic
congestion, pollution, a high
cost of living, and expensive
housing are some of the
drawbacks of city life. Many
people escaped the pressures
of the city by moving to the
suburbs. But the price is high. For those who
must commute into the city to
work, it is a twice-a-day nightmare.
On November 16, twenty employees went to
work as usual on Monday morning. The only
difference being, they set up shop at their
new office in
Burlington. Peter Kohl, a radio inspector with the
Toronto District
Office, describes how the new office affected
his life: "I live
in Burlington and this move shortened my commuting
time by three hours and lessened my transportation expenses.
It has also improved my home life."
The implementation
of advanced
office
technology
allows work to
be performed in Burlington as it was in the Toronto office. The computers in Burlington
are linked to the main office, allowing employees to communicate the same way they did before the move. By using technology such as electronic file management, employees can access the documents they need without
physically moving any paper.
In addition, there is no
loss of output and the same level of direct service is maintained
with the client. "The essence
of my work did not change at
all. Through modern technology, my job remained identical in every way. Clients and
colleagues continue to communicate with
me in the same manner they did before the move," says Bentley.
Telework was considered as a solution after it was realized that the
willingness of qualified candidates to
accept positions in Toronto had declined rapidly. Within the region, there
was a high
turnover rate and as a result, staffing
and training costs were on the rise. In addition, extensive
commuting was affecting employee
morale and productivity.
Management and staff in
the region are confident the Burlington office is a solid investment in human resources.
Dave
Lyon, Executive Director, and an enthusiastic supporter of the telework project says, "By
establishing a workplace closer to
where people live, employees save time and money. The response from employees has been terrific; staff are really
excited about this project."
Plans for a second
and third
off-site work centre are proceeding.
Employee surveys have indicated there
is a strong
interest in locating another office north of
Toronto.
The Ontario Region is enthusiastic about the Burlington
project and proud that they have been able to address the needs of their staff while continuing to maintain their high level of service to
the public. Don Walker, Manager
of the Distributed Office Project, says, "It is satisfying to see employees so thrilled with a solution
to commuting; it has given
them some of their lives
back."
1993
TÉLÉTRAVAIL:
Un bureau décentralisé ouvre
ses portes à Burlington
par Maureen
Evans
Penny Taylor, du bureau de district
de Toronto
lors
de
l'inauguration
du nouveau bureau
décentralisé
du
Ministère
à Burlington
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Franchement,
les déplacements journaliers m'épuisaient. Je passais
plus de 11 heures par jour à travailler et à me rendre au travail, dont plus
de trois heures uniquement à me déplacer. Ma vie personnelle en souffrait
énormément.» C'est ainsi que s'exprime Donna
Bentley,
analyste en télécommunications de l'ATG au bureau régional de l'Ontario, à
Toronto. Heureusement pour Donna, elle n'a plus besoin de se déplacer sur
d'aussi longues distances puisqu'elle travaille maintenant au bureau
décentralisé récemment ouvert à Burlington.
La région de l'Ontario, conjointement avec le Centre canadien
de recherche sur l'informatisation du travail, a installé ce bureau en raison
des problèmes de transport entre la banlieue et le centre-ville de Toronto.
Connu sous le nom de
«télétravail», ce système fait appel aux
télécommunications comme solution de rechange aux déplacements journaliers.
Le fait de travailler dans de grandes métropoles comme Toronto
comporte des avantages certains, mais la
circulation intense, la pollution et le coût élevé de la vie
constituent de sérieux inconvénients. Nombreux sont ceux qui déménagent en
banlieue, mais le prix à payer est élevé. Ceux qui doivent se rendre en
ville pour travailler vivent, matin et soir, un véritable cauchemar.
Le lundi 16 novembre, 20 employés se sont rendus au travail
comme d'habitude, mais au nouveau bureau de Burlington.
L'inspecteur radio, Peter Kohl, du
bureau de district
de Toronto, explique comment ce nouveau bureau a transformé sa vie :
«J'habite à Burlington. Je passe maintenant trois
heures de moins à me déplacer et je dépense beaucoup moins en frais de
transport, sans parler des améliorations à ma vie personnelle.»
C'est une bureautique de pointe qui permet d'accomplir à
Burlington le même travail qu'à Toronto. En effet,
les ordinateurs de Burlington sont reliés au bureau
central, ce qui permet aux employés de communiquer comme avant. Par des
moyens techniques tels que la gestion électronique des fichiers, on peut
accéder aux documents sans manipuler aucun document écrit.
La production est demeurée la même ainsi que la qualité du
service offert aux clients. «La nature de mon travail n'a pas changé.
Grâce à la technologie moderne, mon travail est resté exactement le même.
Clients et collègues continuent à communiquer avec moi comme avant», nous
a expliqué M. Bentley.
Le télétravail a été retenu comme solution quand on a
remarqué que de moins en moins d'employés qualifiés acceptaient des postes à
Toronto. Il y avait un taux de roulement très élevé au bureau régional; par
conséquent, les coûts de dotation et de formation augmentaient. En outre, les
longs déplacements journaliers minaient le moral et la capacité de production
des employés.
Les gestionnaires et le personnel de la région sont persuadés
que le bureau de Burlington constitue un sérieux
investissement dans les ressources humaines.
Dave
Lyon,
directeur exécutif et ardent partisan du projet, nous a confié : «En rapprochant
le lieu de travail du domicile des employés, nous leur faisons épargner temps et
argent. La réaction des employés a été extraordinaire; ils sont véritablement
emballés.»
On prévoit maintenant l'installation d'un deuxième, puis d'un
troisième bureau du même genre. Des enquêtes menées auprès des employés
indiquent que plusieurs désirent qu'on en installe un au nord de Toronto.
Le bureau régional de Toronto a accueilli ce projet avec
enthousiasme. Il est fier de satisfaire aux besoins de ses employés tout en
maintenant la même qualité de service au public. Don
Walker,
gestionnaire du projet de bureau décentralisé, nous a révélé :
«Il est très satisfaisant de voir les employés si heureux d'avoir réglé leur
problème de déplacement. Pour certains, c'était comme leur rendre la vie.» |