(French text follows English text  -  Texte en français suit le texte en anglais)

1993

Ontario Region: Telework Office Opens in Burlington

by Maureen Evans

 

 

Penny Taylor, from the Toronto District Office

is shown cutting the ribbon for the opening

of DOC's new off-site work centre in Burlington.

 

Quite frankly, the commuting was killing me. I was spending just over 11 hours a day between work and travel to work, over three hours in commuting time alone, and it was taking an enormous toll on my life." These sentiments are expressed by Donna Bentley, a telecommunications analyst with GTA at the Ontario Region office in Toronto. Fortunately for Bentley, she no longer faces this commuting as she now reports to work at a remote worksite recently established in Burlington.

The Ontario Region, in conjunction with the Canadian Workplace Automation Research Centre, has set up this off-site work centre in response to the problems associated with commuting in the metro Toronto area. Known as telework, this concept involves the substitution of telecommunications for commuting.

 

Large metropolitan cities such as Toronto offer exciting opportunities, but traffic congestion, pollution, a high cost of living, and expensive housing are some of the drawbacks of city life. Many people escaped the pressures of the city by moving to the suburbs. But the price is high. For those who must commute into the city to work, it is a twice-a-day nightmare.

 

On November 16, twenty employees went to work as usual on Monday morning. The only difference being, they set up shop at their new office in Burlington. Peter Kohl, a radio inspector with the Toronto District Office, describes how the new office affected his life: "I live in Burlington and this move shortened my commuting time by three hours and lessened my transportation expenses. It has also improved my home life."

 

The implementation of advanced office technology allows work to be performed in Burlington as it was in the Toronto office. The computers in Burlington are linked to the main office, allowing employees to communicate the same way they did before the move. By using technology such as electronic file management, employees can access the documents they need without physically moving any paper.

 

In addition, there is no loss of output and the same level of direct service is maintained with the client. "The essence of my work did not change at all. Through modern technology, my job remained identical in every way. Clients and colleagues continue to communicate with me in the same manner they did before the move," says Bentley.

 

Telework was considered as a solution after it was realized that the willingness of qualified candidates to accept positions in Toronto had declined rapidly. Within the region, there was a high turnover rate and as a result, staffing and training costs were on the rise. In addition, extensive commuting was affecting employee morale and productivity.

 

Management and staff in the region are confident the Burlington office is a solid investment in human resources. Dave Lyon, Executive Director, and an enthusiastic supporter of the telework project says, "By establishing a workplace closer to where people live, employees save time and money. The response from employees has been terrific; staff are really excited about this project."

 

Plans for a second and third off-site work centre are proceeding. Employee surveys have indicated there is a strong interest in locating another office north of Toronto.

 

The Ontario Region is enthusiastic about the Burlington project and proud that they have been able to address the needs of their staff while continuing to maintain their high level of service to the public. Don Walker, Manager of the Distributed Office Project, says, "It is satisfying to see employees so thrilled with a solution to commuting; it has given them some of their lives back."

 

1993

TÉLÉTRAVAIL: Un bureau décentralisé ouvre ses portes à Burlington

par Maureen Evans

 

 

Penny Taylor, du bureau de district de Toronto

lors de l'inauguration du nouveau bureau décentralisé du Ministère à Burlington

Franchement, les déplacements journaliers m'épuisaient. Je passais plus de 11 heures par jour à travailler et à me rendre au travail, dont plus de trois heures uniquement à me déplacer. Ma vie personnelle en souffrait énormément.» C'est ainsi que s'exprime Donna Bentley, analyste en télécommunications de l'ATG au bureau régional de l'Ontario, à Toronto. Heureusement pour Donna, elle n'a plus besoin de se déplacer sur d'aussi longues distances puisqu'elle travaille maintenant au bureau décentralisé récemment ouvert à Burlington.

 

La région de l'Ontario, conjointement avec le Centre canadien de recherche sur l'informatisation du travail, a installé ce bureau en raison des problèmes de transport entre la banlieue et le centre-ville de Toronto. Connu sous le nom de «télétravail», ce système fait appel aux télécommunications comme solution de rechange aux déplacements journaliers.

 

Le fait de travailler dans de grandes métropoles comme Toronto comporte des avantages certains, mais la circulation intense, la pollution et le coût élevé de la vie constituent de sérieux inconvénients. Nombreux sont ceux qui déménagent en banlieue, mais le prix à payer est élevé. Ceux qui doivent se rendre en ville pour travailler vivent, matin et soir, un véritable cauchemar.

 

Le lundi 16 novembre, 20 employés se sont rendus au travail comme d'habitude, mais au nouveau bureau de Burlington. L'inspecteur radio, Peter Kohl, du bureau de district de Toronto, explique comment ce nouveau bureau a transformé sa vie : «J'habite à Burlington. Je passe maintenant trois heures de moins à me déplacer et je dépense beaucoup moins en frais de transport, sans parler des améliorations à ma vie personnelle.»

 

C'est une bureautique de pointe qui permet d'accomplir à Burlington le même travail qu'à Toronto. En effet, les ordinateurs de Burlington sont reliés au bureau central, ce qui permet aux employés de communiquer comme avant. Par des moyens techniques tels que la gestion électronique des fichiers, on peut accéder aux documents sans manipuler aucun document écrit.

 

La production est demeurée la même ainsi que la qualité du service offert aux clients. «La nature de mon travail n'a pas changé. Grâce à la technologie moderne, mon travail est resté exactement le même. Clients et collègues continuent à communiquer avec moi comme avant», nous a expliqué M. Bentley.

 

Le télétravail a été retenu comme solution quand on a remarqué que de moins en moins d'employés qualifiés acceptaient des postes à Toronto. Il y avait un taux de roulement très élevé au bureau régional; par conséquent, les coûts de dotation et de formation augmentaient. En outre, les longs déplacements journaliers minaient le moral et la capacité de production des employés.

 

Les gestionnaires et le personnel de la région sont persuadés que le bureau de Burlington constitue un sérieux investissement dans les ressources humaines. Dave Lyon, directeur exécutif et ardent partisan du projet, nous a confié : «En rapprochant le lieu de travail du domicile des employés, nous leur faisons épargner temps et argent. La réaction des employés a été extraordinaire; ils sont véritablement emballés.»

 

On prévoit maintenant l'installation d'un deuxième, puis d'un troisième bureau du même genre. Des enquêtes menées auprès des employés indiquent que plusieurs désirent qu'on en installe un au nord de Toronto.

 

Le bureau régional de Toronto a accueilli ce projet avec enthousiasme. Il est fier de satisfaire aux besoins de ses employés tout en maintenant la même qualité de service au public. Don Walker, gestionnaire du projet de bureau décentralisé, nous a révélé : «Il est très satisfaisant de voir les employés si heureux d'avoir réglé leur problème de déplacement. Pour certains, c'était comme leur rendre la vie.»

 

Links   -   Liens