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1993

DISTRICT OFFICE DIRECTORS

SWAP HOMES AND JOBS

by Syvie Peltier

 

One day Ray Morin, Saskatoon district director, telephoned Jack Anderson, his Victoria counterpart, and proposed that they exchange jobs and homes for a month. The idea was simple. The two directors would follow a "best practices approach" and review principles, methods, and innovations in each others offices and regions. The exchange would be total. Morin's staff must report to Anderson and vice-versa. Similarly, the directors would refrain from calling their home office making sure the sky had not fallen in their absence.

 

To the outsider Saskatoon may not seem like a glamorous place, but for Jack Anderson and his wife Mary Ann, both Saskatoon natives, the homecoming was a treat. It was also an excellent opportunity for the Andersons to visit with their grand­children who still live in the city. As for Ray and Margaret Morin, they had to leave Amanda and George behind, but the cats didn't mind. This was a chance to explore beautiful British Columbia.

 

In July of 1992, Morin and Anderson, true to their mission, began to poke and probe around their adoptive district offices. Anderson was impressed by the strong public image emanating from the Saskatoon district office. Its decor is appealing and the organizational structure is functional. He noted the means by which Saskatoon culls non-essential files and moves old volumes to archives. Anderson also discovered a new system for frequency selection, excellent for finding unused spectrum.

 

Morin was particularly interested in Victoria's eight-month rotation schedule as compared to Saskatoon's two-year rotation period. This may be the way to cut down on extensive training and updating when positions are being rotated. He discovered the use of talk shows to convey information to boaters, and became involved with Victoria's administrative reclassification, sharing his own recent experience with the process. He also found the staff very motivated and responsive to new ideas.

 

At the end of their exchange, the two directors got together behind a closed office door. For a day they discussed each other's operations, asking specific questions and getting informed feedback in an open and candid way. Morin is now investigating the possibility of placing an anglophone or bilingual employee into a francophone environment through a similar exchange. Morin and Anderson are also encouraging ongoing contact between the staff of their respective offices.

 

Some time has passed since Anderson and Morin returned to their own districts. The experience was a success. "Personally, it revitalized me," says Anderson, "I got enough out of it for another year or two. It was a chance to see something else, to get new ideas. I got a different perspective."

 

Morin was similarly excited by the exchange. He had been thinking about new managerial approaches and the exchange provided some testing grounds. "It has allowed me to develop a new appreciation for my personnel and my region," says Morin. The Saskatoon district director likes to quote the T.S. Eliot saying: "We must not cease from exploration, and the end of all our exploring will be to arrive where we began, and to know the place for the first time."

 

 

Note: The 1988 national employee survey highlighted the decreased advancement opportunities arising from cutbacks and rationalization. It was established that exchanges within the Department would foster growth, exposure, and cross­ pollination between sectors and regions. Application forms were sent out to interested employees but few exchanges took place due to problems ranging from lack of matches to disinterest. The opportunities are there, but individuals must pursue them. The Victoria and Saskatoon district offices have shown it can be done with positive results.

 
 

1993

DEUX DIRECTEURS DE BUREAU DE DISTRICT ÉCHANGENT DEMEURES ET BUREAUX

par Sylvie Peltier

 

Un jour, le directeur du bureau de district de Saskatoon, Ray Morin, a proposé à son homologue de Victoria, Jack Anderson, que les deux s'échangent leurs demeures et leurs bureaux. L'idée était simple : les deux directeurs appliqueraient les meilleures pratiques de gestion, examineraient les principes, méthodes et innovations dans la région de l'autre et s'abstiendraient d'appeler leur bureau d'attache pour s'assurer que tout va bien. Les employés de M. Morin relèveraient de M. Anderson et vice-versa.

 

Comme Jack et Mary Ann Anderson sont tous deux originaires de Saskatoon, ce  retour au bercail leur faisait énormément plaisir; ils pouvaient rendre visite à leurs petits-enfants. Quant à Ray et Margaret Morin, il ont laissé leurs chats derrière sans trop de protestations; c'était une occasion d'explorer la Colombie-Britannique.

 

En juillet 1992, les deux directeurs ont commencé à travailler dans leur bureau d'adoption. M. Anderson a été impressionné par l'excellente réputation du bureau de Saskatoon auprès du public. Son décor est attrayant et sa structure organisationnelle tout à fait fonctionnelle. Il a noté la manière dont on éliminait les dossiers d'intérêt secondaire et comment on mettait aux archives les volumes périmés. M. Anderson a aussi découvert un nouveau système de sélection de fréquences très utile pour trouver les bandes inutilisées.

 

M. Morin, quant à lui, a été impressionné par le calendrier de rotation de huit mois en vigueur à Victoria, alors qu'il est de deux ans à Saskatoon; ce peut être un bon moyen de diminuer la formation et le recyclage intensifs au moment des changements de poste. Il a découvert qu'on pouvait renseigner les propriétaires de bateau lors de causeries et il a participé à l'exercice de reclassification administrative du bureau de Victoria, mettant ainsi à contribution sa récente expérience en la matière. Il a trouvé que le personnel était très motivé et réagissait bien aux idées nouvelles.

 

Une fois l'expérience terminée, les deux directeurs se sont rencontrés tête à tête pour parler de leurs services respectifs et s'échanger leurs commentaires. Ils encouragent le maintien de rapports suivis entre les employés des deux bureaux, et M. Morin examine la possibilité de placer un employé anglophone dans un milieu francophone au moyen d'échanges semblables.

 

Il y a maintenant un certain temps que M. Anderson et M. Morin sont revenus chez eux. L'expérience a été un succès. «Cette aventure m'a revivifié, a déclaré M. Anderson. J'en ai tiré assez de matière à réflexion pour un an ou deux. Ma perspective est complètement transformée.»

 

M. Morin, tout aussi emballé par l'expérience, pensait à de nouvelles méthodes de gestion, et l'échange lui a procuré un terrain d'essai. «L'exercice m'a permis de voir d'un autre oeil mon personnel et ma région», a-t-il signalé. Le directeur du district de Saskatoon aime bien citer T.S. Eliot, qui a écrit qu'il ne fallait jamais cesser d'explorer : la fin de nos explorations nous ramène au point de départ, et c'est là que nous devons tout recommencer.

 

 

Note: L'enquête réalisée auprès des employés en 1988 a fait ressortir à quel point les compressions et la rationalisation ont limité les chances d'avancement. On a aussi déterminé que les échanges au sein du Ministère favorisaient la croissance, l'acquisition de connaissances ainsi que la communication entre les secteurs et les régions. Les employés intéressés ont reçu des formulaires de demande, mais peu d'échanges ont effectivement eu lieu à cause de problèmes comme le manque d'occasions pertinentes ou le désintéressement. Les possibilités existent, mais c'est aux gens à en tirer partie. Les bureaux des districts de Victoria et de Saskatoon ont démontré qu'on pouvait le faire de façon fructueuse.

 

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