1981
DOC keys in to office of the future
An electronic work station:
the heart of the office of the
future
|
The Department of Communications now has 37 word processors. Less than four
years ago, it had none. Proliferating use of this equipment in the department is
just one sign of big changes to come in the nation's offices.
The office of the future was the subject of a recent announcement by
Communications Minister Francis Fox who unveiled a $12.5 million program
designed to stimulate and coordinate Canada's high-technology industry of small
to medium electronic firms so they will be able to capture, by 1985, a sizable
chunk of burgeoning domestic and international markets for electronic office
equipment. To be complemented by additional expenditures through existing
Department of Industry, Trade and Commerce funding, the program signals the
beginning of a new era for the office.
There will be four essential components in the electronic office of the
future:
First is a device called an "intelligent" private automatic branch exchange (PABX).
Far more capable than even the most sophisticated telephone, the intelligent
PABX will be shared by all workers and will permit its users to switch, store
and transmit voice, data, messages and images.
The second component will be a computer terminal which will process data,
text, pictures, documents and graphics. Called a multifunctional work station,
it will provide users with electronic mail and document management, word
processing, communications with other such work stations and access to computer
data bases and data processing. The work station may also serve as a
sophisticated calculator.
Existing photocopying machines will be replaced by the intelligent
copier/printer.
By integrating an electro-optical scanning unit for "reading" print with a
microprocessor, a data storage device, and a laser printer, this machine will
serve as a heavy-duty typing station, an optical character reader and an
unattended facsimile device.
The fourth component, an electronic filing system, is one element of the
electronic office not yet free of bugs. While progress has been made by the
National Research Council, the flexible, practical, reliable and secure
electronic document management system still awaits invention.
Every
product or service identified for the office of the future is currently under
development by Canadian-based firms.
Acknowledging that past attempts to automate offices have failed to consider
the way office workers react to new equipment and procedures, Eric Lee, research
psychologist in the Department of Communications' behavioral research and
evaluation section, emphasizes that government field trials will be an integral
part of the department's Office Communications Systems (OCS) program.
The Department of Communications is currently exploring several forms of
electronic message networks for use by government. Already underway is a
project using a network of communicating word processors to link the
department's five regional offices with Ottawa. The six-month field trial,
sponsored by the department's spectrum management and government
telecommunications sector, is based on use of DOC's word processing equipment
and the existing government inter-city telephone system. All that was needed to
create the network was the use of rented telephone modems and communications
software added to the word processors.
But why bother with a new office system? There are perhaps two good answers
to such a question. The first is that many nations, including Canada, are
already developing electronic office components. Says Hans
Brune, consultant to the OCS program, "To survive internationally, we
must sell internationally."
Second, if Canadian business is to remain internationally competitive, our
offices must be made more efficient. Says Brune, "Labor
costs are going up even in terms of constant dollars. But the cost of electronic
equipment is falling, in some cases by as much as 70 to 90 per cent over 10
years. Canada either goes back to cottage industries or becomes more efficient."
The federal OCS program is to be carried out in phases. Phase one, which
began officially on November 10, 1980, will last two years and has a budget of
$2.5 million. Government and industry will work together to develop office
communications systems, to organize field trials, to map out a detailed
industrial strategy and to conduct technological, behavioral, social and
economic research.
Phase two of the OCS program, which is dependent on the success of the first
phase, has received approval in principle for funding by the Department of
Communications of up to $10 million. To begin in 1982, phase two would fund
development of electronic office equipment for field trials in government
offices and further research and product development.
In addition to Lee and
Brune, DOC personnel involved with the OCS program
include program manager Jacques Lyrette, and Ben Ho,
research and development project manager.
1981
Quoi de
neuf
au bureau?
Un poste
de
travail
électronique:
le
coeur
du bureau de
l'avenir
|
Le ministère fédéral des Communications possède maintenant 37
appareils de traitement des mots. Il y a moins de quatre ans, il n'en possédait
aucun. La prolifération de ce genre d'appareils au sein du Ministère n'est qu'un
signe précurseur des modifications d'envergure que subira bientôt, à l'échelle
du pays, l'ensemble du matériel de bureau que nous utilisons actuellement.
Le bureau de l'avenir faisait récemment l'objet d'une
déclaration du ministre des Communications, M. Francis Fox. Le ministre a alors
annoncé un programme, de 12,5 millions de dollars, destiné à stimuler
l'industrie canadienne de la technique de pointe, qui regroupe des petites et de
moyennes entreprises électroniques, et à assurer une certaine coordination dans
ce domaine. Une telle initiative devrait permettre à ces entreprises de
conquérir, d'ici à 1985, une bonne part du marché qui se présente, à l'échelle
tant nationale qu'internationale, dans le domaine du matériel électronique de
bureau. Ce programme, auquel viendront se greffer des engagements
supplémentaires par l'intermédiaire du financement qu'accorde actuellement le
ministère de l'Industrie et du Commerce, laisse entrevoir une nouvelle ère dans
le travail de bureau.
Le bureau électronique de l'avenir comportera essentiellement
quatre instruments.
Premièrement, un central privé automatique (PABX) «
intelligent beaucoup plus puissant que le plus perfectionné des appareils
téléphoniques, et partagé par tous les employés, permettra à chacun
d'effectuer la commutation, la mémorisation et la transmission tant de signaux
phoniques que de données, de messages ou d'images.
Deuxièmement, un terminal d'ordinateur pourra traiter des
données, des textes, des images, des documents et des graphiques. Ce poste de
travail multifonctionnel assurera à ses utilisateurs la gestion électronique du
courrier et des documents, ainsi que le traitement des mots, et leur offrira la
possibilité de communiquer avec d'autres postes du même genre et d'avoir accès à
des bases de données informatisées ou à des centres de traitement des données.
Il servira, en outre, de calculatrice hautement perfectionnée.
Troisièmement, nos photocopieurs seront remplacés par le
copieur intelligent à imprimante. Doté, à la fois, d'un explorateur
électro-optique pouvant reconnaître les caractères, d'un
microprocesseur, d'une mémoire et d'une imprimante laser, cet appareil servira
de poste dactylographique à grande puissance, de lecteur et d'installation
autonome de facsimilé.
Quatrièmement, un tel bureau disposera d'un système
électronique de classement. Toutefois, un tel système n'est pas encore tout à
fait au point. Le Conseil national de recherches a bien fait certains progrès
dans ce domaine, mais le système électronique de gestion des documents qui soit
à la fois souple, pratique, fiable et sûr reste toujours à inventer.
Pratiquement tous les produits ou services inhérents au
bureau de l'avenir sont en train d'être mis au point par des entreprises
d'origine canadienne.
Tout en reconnaissant que, lorsque des mesures favorisant
l'automatisation des bureaux ont été prises par le passé, on a
omis de tenir compte de la réaction des employés à l'égard du
matériel et des procédés nouveaux, Eric Lee, psychologue
du Ministère affecté à la Section de la recherche et de l'évaluation du
comportement, souligne que les expériences pilotes du gouvernement dans ce
domaine feront partie intégrante du Programme des systèmes de communication
pour les bureaux.
Le Ministère étudie actuellement divers types de réseaux de
messages électroniques susceptibles d'être utilisés par le gouvernement. Une
expérience, en cours de réalisation, fait appel à un réseau d'appareils de
traitement des mots pour relier l'administration centrale du Ministère, à
Ottawa, et ses cinq bureaux régionaux. Parrainée par le secteur de la Gestion du
spectre et des télécommunications gouvernementales du Ministère, l'expérience
durera six mois. Pour la réaliser, on a recours au matériel de traitement des
mots du Ministère et au système téléphonique interurbain gouvernemental
actuellement en place. Pour créer ce réseau, il a suffi de mettre en place des
modems téléphoniques loués et d'intégrer aux appareils de traitement des mots le
logiciel de communication, également loué, nécessaire.
Mais pourquoi se donner la peine de mettre au point un
nouveau système pour les bureaux? Il y a peutêtre deux réponses à cette
question. La première, c'est que de nombreux pays, le Canada y compris, ont déjà
amorcé la fabrication de composantes électroniques pour les bureaux. Et, au dire
de Hans Brune, conseiller au sein du Programme des systèmes de communication
pour les bureaux, « pour survivre sur le plan international, nous devons vendre
à l'échelle du globe. » Ensuite, pour que l'industrie canadienne demeure
concurrentielle à l'échelle mondiale, il faut rendre les bureaux plus
productifs. À ce sujet, M. Brune souligne que « Les coûts de la main-d'œuvre
augmentent en termes de dollars constants, alors que le coût du matériel
électronique a diminué, dans certains cas de 70 à 90 %, sur une période de dix
ans. Le Canada n'a donc plus le choix : s'il ne veut pas revenir à l'industrie
artisanale, il doit devenir plus efficace. »
Le Programme fédéral des systèmes de communication pour les
bureaux sera réalisé en deux phases. La première, amorcée officiellement le 10
novembre 1980, s'échelonnera sur deux ans et disposera d'un budget de 2,5
millions de dollars. Le gouvernement et l'industrie collaboreront ainsi à la
mise au point de systèmes de communication pour les bureaux, à l'organisation
d'expériences pilotes, à l'établissement d'une stratégie industrielle explicite
et à la réalisation de travaux de recherche sur le comportement, ainsi que sur
divers aspects techniques, sociaux et économiques.
Le financement, par le ministère des Communications, de la
seconde phase de ce programme a été approuvé en principe, jusqu'à concurrence
de 10 millions de dollars, sous réserve de la réussite de la première phase.
Cette seconde phase, dont le lancement est prévu pour 1982, sera consacrée à la
mise au point du matériel électronique qui servira à la réalisation
d'expériences pilotes dans les bureaux du gouvernement et à la poursuite des
travaux de recherchedéveloppement des produits.
Outre MM.
Lee et Brune, deux autres fonctionnaires du Ministère
participeront au programme, soit le gestionnaire du programme, M. Jacques
Lyrette, et M. Ben Ho, gestionnaire du projet de
recherchedéveloppement.
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